Reglas de archivo y custodia de documentos para empresas

Documentos contables y fiscales

No es ninguna sorpresa que una de las peores partes del emprendimiento es todo el papeleo y gestión de documentos que requiere. 🙃

Hoy vamos a intentar explicar de una forma clara todo lo que debéis saber para archivar y custodiar estos documentos de manera correcta. Un contenido bastante técnico pero muy necesario.

Los plazos de conservación de la documentación pueden ser distintos en función de su índole: mercantil, tributaria,…

🔢 Documentos contables:

Las empresas deben conservar sus libros de contabilidad, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante 6 años, a partir del último asiento realizado en los libros.

Además, resulta muy recomendable guardar indefinidamente la siguiente documentación:

  • Libros oficiales de contabilidad
  • Cuentas anuales firmadas
  • Contratos a largo plazo
  • Copias de seguridad informática de registros contables

#️⃣ Documentos fiscales:

Los documentos fiscales tienen un plazo general de prescripción de 4 años, a contar desde la finalización del plazo de presentación de las declaraciones, para que Hacienda determine la deuda tributaria mediante la oportuna liquidación y/o exija el pago de la misma.

Sin embargo, hay que prestar especial atención a las deducciones y pérdidas fiscales. Con las novedades fiscales introducidas en 2015, el plazo de prescripción para la comprobación de las bases imposibles y las deducciones es de 10 años desde el fin del plazo de presentación de la declaración en que se generaron. Por tanto, para los ejercicios en que se han generado esos incentivos, el plazo de prescripción no es 4 sino 10 años.

Una vez transcurrido el plazo de 10 años, Hacienda todavía podrá exigir (siempre que el último ejercicio en que han sido aplicadas no haya prescrito) la aportación de la declaración del Impuesto de Sociedades y las Cuentas anuales del ejercicio en que se generaron.

Lo mismo sucede con las pérdidas fiscales, cuyo plazo comenzaría a contar desde el ejercicio que la empresa haya compensado dichos créditos fiscales.

Cuidado con los requerimientos de información a Hacienda. La actividad sometida a un plazo prescripción se limita a las actuaciones indicadas anteriormente pero no a la actividad de comprobación que, por ejemplo, puede afectar a terceros y comportar obligaciones de suministro de información a la inspección.

Por tanto, debemos tener en cuenta lo siguiente:

  • Es necesario conservar toda la documentación con trascendencia tributaria durante el periodo de prescripción mercantil de 6 años.
  • Desatender un requerimiento obligatorio de información puede suponer una sanción del 2% de la cifra de negocios del infractor, con un mínimo de 10.000 euros.

*️⃣ Otra documentación y plazos específicos

Existe documentación específica que debe conservarse más allá de los cuatro, seis e incluso diez años indicados anteriormente, así como ciertos plazos especiales.

Documentación específica:

Por ejemplo, si una empresa tiene derecho a amortizar determinados gastos o activos, y a cargar los gastos correspondientes en la cuenta de resultados de los ejercicios futuros, también la inspección tiene el derecho a comprobar el origen de tales cargos, aunque procedan de ejercicios prescritos. Por lo tanto, para las facturas y otros comprobantes del inmovilizado, debe computarse el plazo de prescripción desde el ejercicio de la última amortización practicada.

Lo mismo ocurre con determinados instrumentos financieros, concesiones, subvenciones de capital y, en general, todos aquellos gastos e ingresos que se van imputando en la cuenta de pérdidas y ganancias a lo largo de varios ejercicios.

Otros plazos especiales:

El Código Civil también regula la prescripción y recoge, respecto de la conservación de documentos, los siguientes preceptos:

1. ¿Cuál es el plazo máximo establecido para ejercitar un determinado derecho?

Las acciones personales que no tengan señalado término especial de prescripción prescribirán a los 15 años. Se trata de acciones generalmente relacionadas con las actividades comerciales de las empresas.

2. ¿Las responsabilidades de las empresas pueden ser exigidas por terceros?

Las empresas asumen todas las responsabilidades derivadas de sus actividades, pero estas pueden ser exigidas por terceros dentro de los plazos de prescripción. Por tanto, aquellas deben conservar, durante ese plazo, los documentos que avalen sus actuaciones por si alguien interpone una demanda exigiendo responsabilidades.

Para que nos quede a todos más claro, os dejamos una representación visual de todo lo que debemos tener en cuenta:

Esperamos que este contenido os resulte útil y fácil de aplicar.

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